Zasady realizacji wyjazdów na studia ERASMUS+

Zasady realizacji wyjazdów na studia z programu Erasmus+ w roku akademickim 2024/25

Zasady dotyczą działania: wyjazdów studentów na studia (SMS)

Organem kwalifikującym do programu jest komisja kwalifikująca, zwana dalej komisją, powoływana przez Prorektora ds. Rozwoju i Współpracy w celu przeprowadzenia procedury konkursowej. W skład komisji wchodzą Prorektor ds. Rozwoju i Współpracy, Uczelniany Koordynator Programu Erasmus+ i pracownik Biura Współpracy Międzynarodowej. W postępowaniu kwalifikacyjnym może także uczestniczyć przedstawiciel samorządu studenckiego w charakterze obserwatora.

I. Ogólne kryteria formalne

1. Wyjazdy studentów i doktorantów na studia

Kandydat:

powinien być oficjalnie zarejestrowany na kierunku studiów prowadzącym do otrzymania tytułu licencjata/ inżyniera, magistra lub doktora (słuchacz Szkoły Doktorskiej);
powinien być (w momencie wyjazdu) studentem co najmniej drugiego roku studiów pierwszego stopnia;
w przypadku studentów pierwszego roku studiów drugiego stopnia preferowane są wyjazdy w semestrze letnim; jednak w szczególnych przypadkach wyjazdy w semestrze zimowym będą możliwe, pod warunkiem, że semestr w uczelni partnerskiej rozpoczyna się nie wcześniej niż 1 października, czyli po nabyciu statusu studenta UKW;
powinien posiadać dobrą średnią ocen z całego toku studiów (minimum 3,5) i dobrą znajomość języka obcego kraju docelowego lub języka wykładowego uczelni/instytucji przyjmującej na poziomie przynajmniej B2; w przypadku średniej poniżej 3,5 student zostaje wpisany na listę rezerwową z możliwością wyjazdu jeżeli:
- uczelnia dysponuje wolnymi miejscami stypendialnymi oraz
- student uzyska średnią ocen min. 3,5 przed semestrem, w którym ma nastąpić wyjazd lub
- student uzyska pozytywną opinię opiekuna naukowego uzasadniającą wyjazd na stypendium

W czasie trwania stypendium nie jest możliwe korzystanie z dofinansowania oferowanego przez inne programy Unii Europejskiej.

Kierunki wyjazdów: student danego kierunku studiów może wyjechać tylko do tych uczelni, z którymi została podpisana umowa o współpracy w ramach Erasmus+ na lata 2022-27 na jego kierunek (lista na stronie erasmus.ukw.edu.pl).

Studenci/doktoranci mogą aplikować o:

Długoterminowe wyjazdy na studia
muszą trwać minimum 2 miesiące a maksymalnie 12 miesięcy (lub 24 miesiące w przypadku jednolitych studiów magisterskich) mobilności fizycznej w ramach jednego cyklu studiów i mogą być połączone z opcjonalną częścią wirtualną (min./max. czas trwania nieokreślony).
UKW priorytetowo traktuje i dofinansowuje wyjazdy na studia na minimum semestr. Osoby, które planują wyjazd na okres dłuższy (np. na dwa semestry) proszone są o składanie wniosków od razu na cały rok akademicki.
Okres spędzony w uczelni zagranicznej zostaje uznany na podstawie podpisanego Porozumienia o Programie Zajęć (Learning Agreement) i wykazu Zaliczeń (Transcript of Records) - zaliczony w toku studiów jako równoważny semestrowi (lub 2 semestrom) na Uniwersytecie Kazimierza Wielkiego.
Krótkoterminowe wyjazdy na studia
muszą obejmować od 5 do 30 dni mobilności fizycznej, połączone z obowiązkową (w przypadku doktorantów - opcjonalną) częścią wirtualną (min./max. czas trwania nieokreślony).
Blended Intensive Programme (BIP)
to krótkoterminowe wyjazdy na studia (5-30 dni mobilności fizycznej) połączone z obowiązkową częścią wirtualną (min./max. czas trwania nieokreślony) – minimum 3 ECTS.
BIP musi być organizowany przez uczelnię partnerską UKW. Nabór na BIP jest w trybie ciągłym w odpowiedzi na ogłoszenie z uczelni partnerskiej.

W programie Erasmus+ każda osoba otrzymuje kapitał mobilności, czyli możliwość wyjazdu trwającego nie dłużej niż 12 miesięcy na każdym stopniu studiów, a 24 miesiące w przypadku jednolitych studiów magisterskich.

II. Wyjazdy na studia

1. Kryteria uczelniane

Podstawowe kryteria selekcji kandydatów:
- średnia ocen z toku studiów (37,5%),
- znajomość wykładowego języka obcego (37,5%).
Kryteria pomocnicze przy ocenie studenta:
- znajomość innego języka obcego (6,25%),
- udział w projektach międzynarodowych, w tym pomoc przy organizacji pobytu zagranicznych studentów programu Erasmus+ (program Mentor/Buddy) (6,25%),
- działalność na rzecz uczelni (6,25%),
- inne osiągnięcia (6,25%).

2. Formularz oceny

Punktacja
Średnia ocen
0	poniżej 2,99
1	od 3 do 3,49
2	od 3,5 do 3,99
4	od 4,0
6	od 4,5
Znajomość wykładowego języka obcego (o kwalifikacji do danego poziomu skali decyduje test językowy, nie dotyczy studentów kierunków językowych oraz studentów posiadających certyfikaty językowe)
0	brak znajomości
1	podstawowa
3	średniozaawansowana
6	zaawansowana
Znajomość innego języka obcego
0	brak znajomości
1	co najmniej podstawowa znajomość języka obcego
Udział w programach/projektach międzynarodowych
0	brak uczestnictwa
1	uczestnictwo
Działalność na rzecz uczelni
0	brak działalności
1	działalność
Inne osiągnięcia
0	brak osiągnięć
1	osiągnięcia

Parametr	Opis	Wartości przyjmowane przez parametr
Średnia ocen	średnia arytmetyczna ocen z toku studiów potwierdzona zaświadczeniem z BOS	0-6
Znajomość wykładowego języka obcego	znajomość języka, w którym prowadzona jest większość zajęć w uczelni przyjmującej (w przypadku równej liczby zajęć w danych językach, decyduje znajomość języka wykładowego będącego jednocześnie językiem urzędowym danego kraju), potwierdzona poprzez stosowne certyfikaty lub test językowy	0-6
Znajomość innego języka obcego	znajomość języka obcego, innego niż język wiodący wykładowy uczelni przyjmującej potwierdzona przez stosowne certyfikaty	0-1
Udział w programach / projektach międzynarodowych	uczestnictwo w przedsięwzięciach o charakterze naukowym, edukacyjnym lub artystycznym w środowisku międzynarodowym , w tym pomoc przy organizacji pobytu zagranicznych studentów programu Erasmus+ (udział w programie Mentor/Buddy)	0-1
Działalność na rzecz uczelni	inicjowanie lub uczestnictwo w działaniach prowadzących do rozwoju lub promocji Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego potwierdzone stosownym zaświadczeniem	0-1
Inne osiągnięcia	poświadczone osiągnięcia w dziedzinie nauki, kultury, sportu lub działalności społecznej (z wyłączeniem powyższych parametrów)	0-1
maksymalna łączna punktacja		16 (studia)

3. Wymagane dokumenty

Student zainteresowany otrzymaniem stypendium przesyła do Biura Współpracy Międzynarodowej skany (erasmus@ukw.edu.pl) następujących dokumentów lub dostarcza je wydrukowane do siedziby Biura:

formularz zgłoszeniowy dostępny na stronie erasmus.ukw.edu.pl, wydrukowany i podpisany przez studenta
zaświadczenie z BOS o średniej ocen z całego toku studiów,
zaświadczenie o uprawnieniach do otrzymywania stypendium socjalnego w semestrze, w którym trwa rekrutacja (jeśli dotyczy),
orzeczenie o stopniu niepełnosprawności (jeśli dotyczy),

dodatkowo/opcjonalnie:

dokument potwierdzający znajomość języka obcego (np.: certyfikat, zaświadczenie ze szkoły językowej, itp.); w przypadku jego braku, znajomość będzie weryfikowana na podstawie testu językowego (nie dotyczy studentów filologii i lingwistyk stosowanych),

informacje dodatkowe (np.: opinia opiekuna roku, zaświadczenia z odbytych praktyk zawodowych, zaświadczenie o uczestniczeniu w programie MENTOR/BUDDY, potwierdzenie wolontariatu lub udziału w konferencjach, inne dokumenty świadczące na korzyść studenta potwierdzające wymienione we wniosku osiągnięcia).

4. Terminy

Dokumenty na wyjazdy na studia w roku akademickim 2024/25 przyjmowane są

od 4 marca 2024 r. do 22 marca 2024 r.
w formie papierowej lub w formie skanów na adres: erasmus@ukw.edu.pl

Rekrutacja na wyjazdy w kolejnym roku akademickim jest ogłaszana po złożeniu do Narodowej Agencji wniosku na realizację programu w kolejnym roku akademickim. Zasady rekrutacji są podawane do publicznej wiadomości. W przypadku małej liczby zgłoszeń, na początku roku akademickiego 2024/25 ogłoszona zostanie rekrutacja uzupełniająca lub rekrutacja ciągła do wyczerpania miejsc z określonymi terminami ewaluacji wniosków.

5. Procedura rekrutacji

Procedura rekrutacji składa się z dwóch etapów:

preselekcji kandydatów na podstawie złożonych dokumentów, o których mowa w pkt. 3,
selekcji właściwej, która obejmuje przeprowadzenie testów językowych (nie dotyczy studentów kierunków językowych).

W przypadku zwolnienia miejsc dopuszcza się ogłoszenie rekrutacji uzupełniającej lub ciągłej do wyczerpania miejsc z określonymi terminami ewaluacji wniosków.

RODO

Każda osoba aplikująca do Programu Erasmus+ na UKW niniejszym wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych zawartych w formularzu i innych dokumentach dla potrzeb procesu postepowania kwalifikacyjnego i realizacji mobilności zagranicznej zgodnie z art. 6 ust.1 lit. a rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27.04.2016 r.

6. Termin i sposób ogłoszenia decyzji

W terminie do 7 dni od zamknięcia postępowania Komisja sporządza protokół z postępowania kwalifikacyjnego wraz z listą kandydatów zakwalifikowanych do wyjazdu i listą rezerwową. Osoby zakwalifikowane do wyjazdu otrzymają decyzję o finansowaniu dopiero po otrzymaniu wstępnej informacji z Narodowej Agencji Programu Erasmus+, która określi wysokość dofinansowania oraz liczbę mobilności możliwych do zrealizowania.

7. Dodatkowe fundusze dla osób „ z mniejszymi szansami”

Prawo do otrzymania dodatkowych 250 Euro/miesiąc mają:

studenci udający się na długoterminowe wyjazdy na studia, którzy w momencie aplikowania na wyjazd pobierają stypendium socjalne (należy dołączyć stosowne zaświadczenie z Działu Spraw Studenckich);
studenci udający się na długoterminowe wyjazdy na studia, którzy w momencie aplikowania na wyjazd posiadają orzeczenie o stopniu niepełnosprawności (należy dołączyć stosowne orzeczenie);

Udokumentowanie prawa do otrzymywania stypendium socjalnego, zgodnie z regulacjami uczelnianymi, a tym samym prawa do „dodatku socjalnego” w programie Erasmus+ (informacja w formularzu wniosku dla studenta ubiegającego się o wyjazd
w programie Erasmus+) następuje w chwili wnioskowania studenta o wyjazd w programie Erasmus+.

W przypadku rekrutacji uzupełniającej bądź ciągłej, weryfikacja prawa do otrzymywania stypendium socjalnego, pod warunkiem posiadania przez uczelnię wolnych środków, nastąpi w momencie podpisywania umowy finansowej ze studentem.

Nabycie przez studenta prawa do otrzymywania stypendium socjalnego po terminie, o którym mowa powyżej, nie nakłada na uczelnię obowiązku wypłaty dodatku socjalnego. Uczelnia może jednak przyznać „dodatek socjalny”, o ile będzie w stanie zachować zasady równego traktowania wszystkich stypendystów.

8. Procedura odwoławcza

Studentowi przysługuje odwołanie od decyzji komisji w ciągu 7 dni od dnia ogłoszenia oficjalnej listy osób zakwalifikowanych na stypendium. Organem odwoławczym jest Rektor UKW.

9. Uczelnie partnerskie

Lista uczelni partnerskich dostępna jest na stronie internetowej erasmus.ukw.edu.pl.

10. Zasady rekrutacji obowiązujące w uczelniach partnerskich

Studenci zakwalifikowani na wyjazd przygotowują dokumenty aplikacyjne do uczelni partnerskiej. Dokumenty powinny być pobrane ze strony uczelni partnerskiej i powinny zawierać m.in.:

Formularz aplikacyjny,
Porozumienie o programie zajęć/Learning Agreement for Studies (LA) lub OLA (Online Learning Agreement), jeśli uczelnia partnerska dopuszcza elektroniczną wersję dokumentu.

Student powinien również zapoznać się z zasadami przyznawania zakwaterowania na uczelni przyjmującej i (jeśli to możliwe) dołączyć do dokumentów aplikacyjnych wypełniony formularz dotyczący zakwaterowania.

Termin przyjmowania dokumentów jest uzależniony od uczelni partnerskiej, dlatego wcześniej należy zapoznać się z warunkami przyjęcia w ramach programu Erasmus+ (termin jest najczęściej publikowany na stronie internetowej uczelni przyjmującej).

11. Przygotowanie do wyjazdu

Przed wyjazdem studenta do uczelni partnerskiej:

student potwierdza status studenta i rozliczenie semestru poprzedzającego wyjazd dostarczając odpowiednie zaświadczenie z BOS
trzy zainteresowane strony, tj. uczelnia wysyłająca, uczelnia przyjmująca oraz zainteresowany student podpisują cyfrowo w USOS Porozumienie o programie zajęć, Online Learning Agreement for studies (LA), uwzględniający możliwości studiowania przez studenta poszczególnych przedmiotów na uczelni przyjmującej
wraz z Porozumieniem o programie zajęć student wspólnie z Koordynatorem Instytutowym przygotowuje Kartę zaliczeń (Recognition Sheet). Karta zaliczeń musi zostać podpisana przez Prodziekana ds. Kształcenia/Zastępcę Dyrektora ds. Kształcenia oraz Dyrektora Kolegium, który wskazuje na niej termin zaliczenia różnic programowych po powrocie studenta
student wypełnia test kompetencji językowych on-line w systemie OLS.

12. Podpisanie umowy finansowej i uzyskanie zgody na wyjazd

Student otrzymuje zgodę na wyjazd i podpisuje umowę finansową po dostarczeniu do Biura Współpracy Międzynarodowej:

pisemnej akceptacji wystawionej przez uczelnię przyjmującą,
oryginału lub skanu Learning Agreement for Studies (lub OLA w wersji elektronicznej),
kopii podpisanej przez Koordynatora Instytutowego, Prodziekana, Dyrektora Kolegium Karty Zaliczeń z wyznaczonym terminem zaliczenia różnic programowych,
kopii zgody Dyrektora Kolegium na indywidualną organizację studiów,
zaświadczenia z BOS potwierdzającego status studenta i rozliczenie semestru poprzedzającego wyjazd,
kopii karty EKUZ i/lub innej polisy ubezpieczeniowej,
oświadczenia o zrealizowanych wyjazdach Erasmus/POWER,
zlecenie przekazywania stypendium na konto
oraz po wypełnieniu w trybie on-line testu kompetencji językowych (Online Language Support).

13. Przedłużenie pobytu

Możliwe jest przedłużenie pobytu o kolejny semestr, ale tylko z semestru zimowego na semestr letni.

Starając się o przedłużenie pobytu należy:

najpóźniej na miesiąc przed rozpoczęciem kolejnego semestru wystosować do Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus+ podanie z prośbą o przedłużenie pobytu za granicą (podać dokładne daty planowego pobytu oraz uzasadnienie). Podanie powinno być w pierwszej kolejności zaopiniowane przez Koordynatora Instytutowego.
do podania należy dołączyć zaświadczenie z uczelni partnerskiej o akceptacji przyjęcia na semestr letni, propozycję Learning Agreement na kolejny semestr,
rozliczyć semestr zakończony dostarczając do Biura Współpracy Międzynarodowej: Transcript of Records, poświadczenie dotychczasowego okresu pobytu, oraz rozliczyć się z otrzymanych środków finansowych,
uzyskać zgodę Dyrektora Kolegium na indywidualną organizację studiów na okres obejmujący planowany pobyt w uczelni zagranicznej.

Zgoda na przedłużenie nie jest jednoznaczna z uzyskaniem dofinansowania pobytu. Stypendium zostanie przyznane tylko w przypadku dysponowania wolnymi środkami.

Podanie do Uczelnianego Koordynatora Programu Erasmus+ należy dostarczyć do Biura Współpracy Międzynarodowej najpóźniej na miesiąc przed upływem terminu zakładanego w aktualnej umowie finansowej.

Po uzyskaniu zgody uczelni macierzystej student otrzyma zaświadczenie o statusie studenta Erasmusa+.

Uwaga!

Podania, które nie będą zawierały dokładnych dat planowanego pobytu nie będą rozpatrywane. Dokładne daty są niezbędne do ustalenia wysokości ewentualnego dodatkowego dofinansowania. Zgoda na przedłużenie pobytu może zostać cofnięta, jeżeli w międzyczasie student nie rozliczy się finansowo oraz merytorycznie z poprzedniego okresu pobytu na stypendium.

Wypłata stypendium na dodatkowy okres pobytu za granicą może ulec opóźnieniu. Nastąpi ona po przedłożeniu wszystkich niezbędnych dokumentów wymienionych powyżej.

Skrócenie pobytu

Skrócenie pobytu może wiązać się z koniecznością zwrotu części lub całości stypendium.
Stypendium można otrzymać tylko za taki okres (minimum 2 miesiące), jaki rzeczywiście spędziło się w uczelni zagranicznej, potwierdzony pisemnie przez uczelnię partnerską.

III. Pozostałe informacje ogólne

1. Ubezpieczenie

Każdy stypendysta Erasmusa+ (z wyjątkiem wyjeżdżających do Turcji) musi zaopatrzyć się w Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego wydawaną przez oddział wojewódzki NFZ właściwy dla miejsca zameldowania studenta. EKUZ jest dokumentem uprawniającym do korzystania ze świadczeń zdrowotnych podczas pobytu w państwach członkowskich Unii Europejskiej oraz w państwach należących do EFTA.

W celu uzyskania Karty należy złożyć w oddziale NFZ: wniosek o wydanie EKUZ, zaświadczenie o odbywaniu studiów w innym państwie członkowskim, dokumenty potwierdzające ubezpieczenie zdrowotne w NFZ. Należy mieć przy osobie ważną legitymację studencką oraz zaświadczenie o zakwalifikowaniu się do Programu Erasmus+ wystawione przez pracownika BWM. Szczegółowe informacje oraz wniosek o wydanie EKUZ znajdują się pod adresem: https://www.nfz.gov.pl/dla-pacjenta/nasze-zdrowie-w-ue/leczenie-w-krajach-unii-europejskiej-i-efta/jak-wyrobic-karte-ekuz/

Ubezpieczenie zdrowotne nie jest tożsame z ubezpieczeniem od następstw nieszczęśliwych wypadków. Dlatego stypendysta powinien wykupić dodatkowe ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (NW). W przypadku wyjazdów na praktykę dodatkowe ubezpieczenie NW i OC jest obowiązkowe.

Warto również skorzystać z ubezpieczenia gwarantowanego przez kartę EURO 26 lub ISIC. Więcej informacji na stronie http://euro26.pl/ i http://www.isic.pl/

Uwaga!

W przypadku wyjazdu do Turcji należy wykupić polisę w firmie ubezpieczeniowej. Należy koniecznie zapoznać się z obowiązującymi w Turcji stawkami minimalnymi ubezpieczenia.

Wjazd do Turcji wymaga również uzyskania wizy, o którą należy wystąpić do Ambasady Turcji w Polsce (otrzymanie wizy - bezpłatnie). W ciągu 15 dni od przyjazdu do Turcji student powinien zgłosić się do Wydziału ds. Obcokrajowców miejscowej policji o wydanie zgody na pobyt na czas określony (tzw. ikamet tezkeresi). Czas oczekiwania na pozwolenie na pobyt: 1 tydzień. Opłata: 70-100 Euro cena jest różna w zależności od regionu. Wymagane dokumenty: paszport wraz z kserokopią (także strona z datą przekroczenia granicy), zaświadczenie z uczelni tureckiej o przyjęciu na studia (z datami pobytu), 4-6 kolorowych fotografii, dowód ubezpieczenia pokrywającego koszty leczenia na terenie tego państwa.

2. Umowa i wysokość stypendium

Umowa zostaje sporządzona w dwóch egzemplarzach: jeden dla uczelni, drugi dla studenta. Na podstawie umowy wypłacane jest stypendium. Wypłata grantu następuje w sposób określony w umowie – przelewem na konto. Umowa określa również zasady rozliczenia pobytu na stypendium.

3. Zmiana typu wyjazdu

W uzasadnionych przypadkach student może wnioskować o zmianę typu wyjazdu (studia – praktyka). Decyzję o akceptacji zmiany formy realizacji wyjazdu podejmuje komisja kwalifikująca. Zgoda komisji może zostać udzielona wyłącznie wówczas, gdy uczelnia dysponuje wolnymi środkami, a wyrażona zgoda nie narusza zasad równego traktowania kandydatów i stypendystów.

4. Rozliczenie pobytu

Po powrocie ze stypendium student zobowiązany jest w nieprzekraczalnym terminie do 5 tygodni od daty zakończenia pobytu, określonej w umowie finansowej, dostarczyć do Biura Współpracy Międzynarodowej komplet dokumentów:

Wyjazd na studia:

wykaz uzyskanych zaliczeń (Transcript of Records),
zaświadczenie potwierdzające dokładny okres pobytu na studiach,
wypełnić ankietę stypendysty programu Erasmus+ on-line,
wypełnić ponownie test z języka obcego w trybie on-line.

Dla okresów dłuższych niż minimalnie wymagane, jeśli potwierdzony okres pobytu będzie krótszy niż ten wskazany w Umowie ze studentem o nie więcej niż 5 dni, student nie będzie miał obowiązku zwrotu stypendium naliczonego na ten czas.

Zasady realizacji wyjazdów na studia