Zasady mobilności 2024/2025

Zasady realizacji wyjazdów pracowników w ramach programu Erasmus+ (KA131, kraje programu) w roku akademickim 2024/2025

Organem kwalifikującym do programu jest Komisja Kwalifikacyjna, zwana dalej Komisją, powoływana przez Prorektora ds. Rozwoju i Współpracy w celu przeprowadzenia procedury konkursowej. W skład komisji wchodzą: Prorektor ds. Rozwoju i Współpracy, Uczelniany Koordynator Programu Erasmus+ i pracownik Biura Współpracy Międzynarodowej.

• STA: wyjazdy nauczycieli akademickich UKW w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych (m.in. prowadzenie zajęć w ramach Blended Intensive Course).
• STA/STT: wyjazdy nauczycieli akademickich UKW w celu prowadzenia  zajęć dydaktycznych (min. 4 godziny) i udziału w szkoleniu (liczba wymaganych godzin nie jest określona) w celu podniesienie kompetencji dydaktycznych (specjalistyczne kursy metodyczne, działania typu job shadowing – obserwacja pracy, szkolenia z metodyki nauczania).

Wykaz uczelni partnerskich z krajów programu dostępny jest pod adresem: www.erasmus.ukw.edu.pl w zakładce Współpraca > Uczelnie partnerskie.

Należy samodzielnie skontaktować się z instytucją przyjmującą (właściwym wydziałem lub biurem obsługującym program Erasmus+) w celu ustalenia terminu i programu pobytu.

• przyjazdy pracowników z zagranicznych przedsiębiorstw w celu prowadzenia zajęć na UKW - STA
• STT: wyjazdy pracowników UKW w celach szkoleniowych. Wymagany jest program szkolenia rozpisany na każdy dzień, z którego wynika, że celem udziału w szkoleniu jest podniesienie konkretnie zdefiniowanych kompetencji zawodowych pracownika. Celem wyjazdu nie może być udział w konferencji ani prowadzenie badań naukowych. Głównym celem wyjazdu nie może być przeprowadzenie rozmów na temat zasad współpracy z uczelnią partnerską. Pracownicy mogą wyjeżdżać do partnerskich uczelni albo do instytucji nieakademickich (np. przedsiębiorstw, placówek badawczych, organizacji) w celu doskonalenia swoich umiejętności, wymiany doświadczeń, poszerzania wiedzy w danej dziedzinie (np.: specjalistyczne kursy metodyczne, działania typu job shadowing, szkolenia z metodyki nauczania, ).
  W przypadku wyjazdu typu szkoleniowego do innej uczelni nie obowiązuje wymóg wcześniejszego zawarcia umowy o współpracy międzyuczelnianej.

2. Osoby uprawnione

• w przypadku mobilności w celach dydaktycznych (STA) – nauczyciel akademicki zatrudniony w UKW na podstawie mianowania/umowy o pracę lub pracownik zagranicznego przedsiębiorstwa.
• w przypadku mobilności w celach szkoleniowych (STT) – pracownik administracyjny/techniczny/nauczyciel akademicki zatrudniony w UKW na podstawie umowy o pracę.
• wyjazdu typu STA nie mogą być realizowane podczas przebywania na urlopie: wypoczynkowym, macierzyńskim, rodzicielskim, wychowawczym, chorobowym, dla poratowania zdrowia, bezpłatnym. Można natomiast łączyć wyjazd typu STA z urlopem naukowym.
• Dwa miejsca stypendialne na wyjazdy typu STA zarezerwowane zostaną dla nauczycieli akademickich - partnerów w zagranicznych projektach Erasmus+ Blended Intensive Programme i będą przyznawane przez Komisję w trybie ciągłym.

3. Czas trwania wyjazdu

Standardowy finansowany okres pobytu pracownika UKW w instytucji przyjmującej wynosi od 1 dnia (w przypadku przyjazdów pracowników przedsiębiorstw) lub 2 dni (w przypadku pracowników UKW) do 5 dni roboczych.

Pobyt pracownika w instytucji przyjmującej musi być rozpoczęty i zakończony w okresie od 01.09.2024 r. do 30.09.2025 r.

W przypadku mobilności w celach dydaktycznych (STA) nauczyciel UKW/pracownik zagranicznego przedsiębiorstwa zobowiązany jest do przeprowadzenia podczas pobytu trwającego do 5 dni roboczych minimum 8 godzin zajęć dydaktycznych.

W przypadków mobilności w celach dydaktyczno-szkoleniowych (STA/STT) liczba wymaganych godzin dydaktycznych wynosi 4, liczba zaplanowanych godzin szkoleniowych powinna być adekwatna do długości pobytu.

4. Zasady finansowania

Beneficjent otrzymuje stypendium Programu Erasmus +, które obejmuje:

Ryczałt na koszty utrzymania (stawka dzienna x liczba dni). 

Ryczałt na koszty podróży: Kwota ryczałtu jest uzależniona od odległości między miejscem rozpoczęcia podróżym (siedziba instytucji wysyłającej) a miejscem docelowym (siedziba instytucji przyjmującej). Pod uwagę należy wziąć odległość podróży w jedną stronę, aby obliczyć kwotę ryczałtu należną za podróż w obie strony.

Do obliczenia odległości stosuje się WYŁĄCZNIE kalkulator odległości dostępny: http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm.

Stypendium zwolnione jest z opodatkowania zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 15 marca 2022 r.  – (Dziennik Ustaw z dnia 18 marca 2022 r. poz. 635).

Zwiększone dofinansowanie z tytułu "green travel" wynikające z podróży środkami lokomocji o niskiej emisji spalin:

Uprawnionymi do  otrzymania zwiększonego dofinansowania  z tytułu "Green travel" są osoby korzystające z ekologicznych środków transportu, do których zalicza się pociąg, autobus oraz samochód (pod warunkiem odbywania podróży samochodem z co najmniej jednym pracownikiem UKW realizującym STA/STT w tym samym miejscu). W przypadku podróży na dystansie do 499 km beneficjenci powinni korzystać z niskoemisyjnych środków transportu.

Na kwotę dofinansowania "green travel" składa się zwiększony ryczałt na podróż tzn ryczałt green travel oraz  dofinansowanie dni podróży w wysokości od 1 do 2 stawek dziennych w zależności od  liczby kilometrów.

Odległość będzie naliczana na podstawie: Kalkulatora odległości KE (https://erasmus-plus.ec.europa.eu/resources-and-tools/distance-calculator).

Do obliczania ryczałtu i liczby dodatkowych dni z tytułu green travel należy zastosować odległość w jedną stronę. Miejscem  rozpoczęcia podróży jest siedziba uczelni: Uniwersytet Kazimierza Wielkiego,  Chodkiewicza 30, Bydgoszcz, a miejscem docelowym – siedziba instytucji przyjmującej.

W celu uzyskania dodatkowego dofinansowania należy wypełnić deklarację o planowanym przebiegu podróży ze wskazaniem środka lokomocji. Podróż musi być realizowana przynajmniej w 51% ekologicznymi środkami transportu.Dofinansowanie,  o którym mowa, zostaje wypłacone wraz z pozostałymi komponentami stypendium Erasmus+ zgodnie ze złożoną deklaracją przed rozpoczęciem mobilności.Deklarowany sposób dojazdu na miejsce potwierdzany jest po powrocie w następujący sposób:

• osoby podróżujące publicznym środkiem transportu (autokar, pociąg) zobowiązane są  dostarczyć do Biura Współpracy Międzynarodowej skany biletów potwierdzających przejazd oraz wypełnić oświadczenie wg wzoru.
• osoby podróżujące na zasadzie wspólnej podróży samochodem osobowym z innym beneficjentem  zobowiązane są do złożenia oświadczenia wg wzoru.

Jeżeli podróż nie zostanie potwierdzona w wyżej wymieniony sposób, pracownik zostanie wezwany do zwrotu kwoty z tytułu "green travel".

5. Procedura rekrutacji

Decyzja Komisji ogłaszana jest po otrzymaniu informacji o otrzymanych środkach na kolejny rok akademicki. Zasady rekrutacji i terminy rozpatrywania wniosków są podawane do publicznej wiadomości.

Wymagane dokumenty:

• formularz zgłoszeniowy dostępny na stronie erasmus.ukw.edu.pl w zakładce: Pracownicy. Należy go wypełnić, wysłać online wraz z załączonym i podpisanym przez osobę aplikującą, przełożonego i stronę przyjmującą Mobility Agreement. Wszystkie podpisy powinny być czytelne. W przypadku nieczytelnego podpisu wymagana jest imienna pieczątka osoby podpisującej dokument i/lub pieczęć uczelni.
• wydrukowany i podpisany wniosek wraz z wydrukowanym i podpisanym przez: osobę aplikującą, przełożonego (Dziekan lub Dyrektor Instytutu) i stronę przyjmującą Mobility Agreement należy dostarczyć do Biura Współpracy Międzynarodowej przed upływem terminu przyjmowania wniosków.

Niekompletne wnioski (brak podpisów, brak załączników) nie będą brane pod uwagę w postępowaniu kwalifikacyjnym.

Podstawy kwalifikacji

Podstawą kwalifikacji pracownika na wyjazd w programie Erasmus+ jest ocena Mobility Agreement.

W przypadku STA lub STT/STA (wyjazdy pracowników UKW) ocenie podlegają:

• cele mobilności (podstawowy  i dodatkowe) – 0-2 pkt,
• szczegółowy program zajęć (liczba godzin, forma zajęć, proponowane tematy) – 0-2 pkt,
• szczegółowy program szkolenia (planowane działania rozpisane na godziny i dni) – 0-2 pkt,
• wartość dodana mobilności (w kontekście strategii modernizacji i umiędzynarodowienia obu instytucji) - 0-2 pkt,
• korzyści/rezultaty w odniesieniu do: rozwoju zawodowego beneficjenta, funkcjonowania obu instytucji, kompetencji studentów i pracowników obu instytucji - 0-3 pkt,
• przedmiot w ofercie przedmiotów anglojęzycznych dla studentów programu Erasmus+ - 1 pkt,  
  maks. 12 pkt

W przypadku STA (przyjazdy pracowników zagranicznych przedsiębiorstw) ocenie podlegają:

• cele mobilności (podstawowy i dodatkowy) – 0-2 pkt,
• szczegółowy program zajęć (liczba godzin, forma zajęć, proponowane tematy) – 0-2 pkt,
• wartość dodana mobilności (w kontekście strategii modernizacji i umiędzynarodowienia obu instytucji) - 0-2 pkt,
• korzyści/rezultaty w odniesieniu do: rozwoju zawodowego beneficjenta, funkcjonowania obu instytucji, kompetencji studentów i pracowników obu instytucji - 0-3 pkt,
• 0-2 pkt,
  maks. 9 pkt

W przypadku STT (wyjazdy pracowników UKW) ocenie podlegają:

• cele mobilności (podstawowy i dodatkowe) – 0-2 pkt,
• szczegółowy program szkolenia (planowane działania rozpisane na godziny i dni) – 0-2 pkt,
• wartość dodana mobilności (w kontekście strategii modernizacji i umiędzynarodowienia obu instytucji) - 0-2 pkt,
•  korzyści/rezultaty w odniesieniu do rozwoju zawodowego beneficjenta oraz rozwoju obu instytucji -  0-2 pkt,
  maks. 8 pkt

UWAGA!

• Należy udzielić szczegółowych odpowiedzi na wszystkie pytania zawarte w Mobility Agreement i precyzyjnie odnieść się do wszystkich kwestii w nim poruszanych.Wszelkie korzyści lub rezultaty należy zawsze odnosić do obu instytucji oraz do studentów i pracowników obu instytucji.
• W sytuacjach spornych, w przypadku identycznej liczby punktów, pierwszeństwo przy kwalifikacji na wyjazd będzie miała osoba, która nie była beneficjentem programu Erasmus+ KA131 w ciągu ostatnich dwóch lat akademickich.
• Złożenie kompletnego wniosku traktowane jest jako deklaracja znajomości języka obcego w stopniu umożliwiającym efektywne zrealizowanie zaplanowanej mobilności (min. B2). Biuro Współpracy Międzynarodowej zastrzega sobie prawo weryfikacji znajomości języka angielskiego.
• Obowiązuje karencja roku akademickiego pomiędzy wyjazdami do tej samej instytucji.
• Do tej samej uczelni partnerskiej w tym samym czasie z tej samej jednostki lub komórki organizacyjnej mogą wyjechać maksymalnie 2 osoby.

6. Terminy

• Terminy przyjmowania zgłoszeń. Dokumenty na wyjazdy dydaktyczne/szkoleniowe/dydaktyczno-szkoleniowe realizowane w roku akademickim 2024/25 przyjmowane są w BWM od 15 kwietnia do 31 maja br. Komisja zastrzega sobie prawo do przedłużenia okresu przyjmowania zgłoszeń. W przypadku niewyczerpania limitu środków zostanie ogłoszona rekrutacja uzupełniająca, a wnioski podlegać będą ocenie jw. w terminach ustalonych przez Komisję.
• Termin i sposób ogłoszenia decyzji. W terminie do 14 dni roboczych od zamknięcia postępowania rekrutacyjnego Komisja sporządza protokół z postępowania kwalifikacyjnego wraz z listą kandydatów zakwalifikowanych do wyjazdu i listą rezerwową.
• Procedura odwoławcza. Pracownikowi przysługuje odwołanie od decyzji komisji w ciągu 7 dni od dnia otrzymania decyzji Komisji Kwalifikacyjnej. Organem odwoławczym jest Rektor UKW.

Kraje należące do grupy	Stawka dzienna
Grupa 1: Austria, Belgia, Dania, Finlandia, Francja, Irlandia, Liechtenstein, Luksemburg, Niderlandy, Niemcy, Norwegia, Szwecja, Włochy	190 EUR
Grupa 2: Cypr, Czechy, Estonia, Grecja, Hiszpania, Łotwa, Malta, Portugalia, Słowacja, Słowenia	170 EUR
Grupa 3: Bułgaria, Chorwacja, Litwa, Łotwa,  Macedonia Północna, Rumunia, Serbia, Turcja, Węgry, Polska	148 EUR
Odległość	ryczałt podróż standardowa	W przypadku podróży z wykorzystaniem niskoemisyjnych  środków transportu takich jak autobus, pociąg lub wspólne korzystanie z samochodu tzw. ryczałt green travel
od 10 do 99 km:	28  EUR na uczestnika	56 EUR na uczestnika
od 100 do 499 km	211 EUR na uczestnika	285 EUR na uczestnika
od 500 do 1999 km:	309 EUR na uczestnika	417 EUR na uczestnika
od 2000 do 2999 km:	395 EUR na uczestnika	535 EUR na uczestnika
od 3000 do 3999 km:	580 EUR na uczestnika	785 EUR na uczestnika
od 4000 do 7999 km:	1188 EUR na uczestnika	1188 EUR na uczestnika
Odległość	ryczałt "green travel"	Liczba dodatkowych dofinansowanych stawek dziennych
od 100 do 499 km	285 EUR	dodatkowy 1 dzień
od 500 do 1999 km	417 EUR	dodatkowe 1 dzień
od 2000 do 2999 km	535 EUR	dodatkowe 2 dni
od 3000 do 3999 km	785 EUR	dodatkowe 2 dni