Zasady realizacji wyjazdów pracowników w ramach programu Erasmus+ (KA131, kraje programu) w roku akademickim 2025/2026
Organem kwalifikującym do programu jest Komisja Kwalifikacyjna, zwana dalej Komisją, powoływana przez Prorektora ds. Spraw Studenckich i Jakości Kształcenia w celu przeprowadzenia procedury konkursowej. W skład komisji wchodzą Prorektor ds. Spraw Studenckich i Jakości Kształcenia, Uczelniany Koordynator Programu Erasmus+ i pracownik Biura Współpracy Międzynarodowej.
I. Cel mobilności
- STA: wyjazdy nauczycieli akademickich UKW do partnerskich uczelni w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych (m.in. prowadzenie zajęć w ramach Blended Intensive Course).
- STA/STT: wyjazdy nauczycieli akademickich UKW do partnerskich uczelni w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych (min. 4 godziny) i udziału w szkoleniu (liczba wymaganych godzin nie jest określona) w celu podniesienia kompetencji dydaktycznych (specjalistyczne kursy metodyczne, szkolenia z metodyki nauczania, job shadowing – obserwacja pracy).
- STA-przyjazdy pracowników z zagranicznych przedsiębiorstw w celu prowadzenia zajęć na UKW
- STT: wyjazdy pracowników UKW w celach szkoleniowych do uczelni (niekoniecznie partnerskiej) albo do instytucji nieakademickich (np. przedsiębiorstw, placówek badawczych, organizacji międzynarodowych) w celu doskonalenia swoich umiejętności, wymiany doświadczeń, poszerzania wiedzy w danej dziedzinie (np.: specjalistyczne kursy metodyczne, działania typu job shadowing, szkolenia z metodyki nauczania). Wymagany jest program szkolenia rozpisany na każdy dzień, z którego wynika, że celem udziału w szkoleniu jest podniesienie konkretnie zdefiniowanych kompetencji zawodowych pracownika. Celem mobilności nie może być udział w konferencji ani prowadzenie badań naukowych.
Uwaga! Należy samodzielnie skontaktować się z instytucją zagraniczną (właściwym wydziałem lub biurem obsługującym program Erasmus+) w celu ustalenia szczegółów mobilności.
II. Osoby uprawnione
- w przypadku mobilności w celach dydaktycznych (STA) – nauczyciel akademicki zatrudniony
w UKW na podstawie umowy o pracę lub pracownik zagranicznego przedsiębiorstwa. - W przypadku mobilności w celach szkoleniowych (STT) – pracownik administracyjny/techniczny/nauczyciel akademicki zatrudniony w UKW na podstawie umowy
o pracę. - O stypendium nie mogą ubiegać się nauczyciele akademiccy podczas pobytu na urlopie: wypoczynkowym, macierzyńskim, rodzicielskim, wychowawczym, chorobowym, dla poratowania zdrowia, bezpłatnym oraz naukowym.
- Dwa miejsca stypendialne na wyjazdy typu STA zarezerwowane zostaną dla nauczycieli akademickich – partnerów w zagranicznych projektach Erasmus+ Blended Intensive Programme i będą przyznawane przez Komisję w trybie ciągłym.
III. Czas trwania wyjazdu
- Standardowy finansowany okres pobytu pracownika UKW w instytucji przyjmującej wynosi od 1 dnia (w przypadku przyjazdów pracowników przedsiębiorstw) lub 2 dni (w przypadku wyjazdów pracowników UKW) do 5 dni roboczych. We wszystkich przypadkach minimalna liczba dni musi obejmować dni kolejno następujące po sobie. Okres mobilności fizycznej może zostać przerwany. Okres przerwy nie wlicza się do czasu trwania działania w zakresie mobilności.
- Pobyt pracownika UKW w instytucji przyjmującej musi być rozpoczęty i zakończony
w okresie od 1.09.2025 r. do 30.09.2026 r.
- W przypadku mobilności w celach dydaktycznych (STA) nauczyciel UKW/pracownik zagranicznego przedsiębiorstwa zobowiązany jest do przeprowadzenia podczas pobytu trwającego maksymalnie 5 dni roboczych minimum 8 godzin zajęć dydaktycznych. W przypadków mobilności w celach dydaktyczno-szkoleniowych (STA/STT) liczba wymaganych do realizacji godzin dydaktycznych wynosi 4 (cztery godziny), natomiast liczba godzin szkoleniowych nie jest określona, powinna być jednak adekwatna do długości pobytu.
IV. Zasady finansowania
Beneficjent otrzymuje stypendium Programu Erasmus +, które obejmuje:
- wsparcie indywidualne (stawka dzienna x liczba dni spędzonych w instytucji przyjmującej
tabela 1
|
Kraje należące do grupy |
Stawka dzienna |
|
Grupa 1 – Austria, Belgia, Dania, Finlandia, Francja, Irlandia, Liechtenstein, Luksemburg, Niderlandy, Niemcy, Norwegia, Szwecja, Włochy |
190 EUR |
|
Grupa 2 – Cypr, Czechy, Estonia, Grecja, Hiszpania, Łotwa, Malta, Portugalia, Słowacja, Słowenia |
170 EUR |
|
Grupa 3 – Bułgaria, Chorwacja, Litwa, Macedonia Północna, Polska, Rumunia, Serbia, Turcja, Węgry |
148 EUR |
- ryczałt na koszty podróży: kwota ryczałtu jest uzależniona od odległości między miejscem rozpoczęcia podróży (siedziba pracodawcy) a miejscem docelowym (siedziba instytucji przyjmującej). Pod uwagę należy wziąć odległość podróży w jedną stronę, aby obliczyć kwotę ryczałtu należną za podróż w obie strony. Do obliczenia odległości stosuje się kalkulator odległości dostępny pod adresem: http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm.
Tabela 2
|
Odległość |
ryczałt „green travel” |
ryczałt podróż standardowa |
|
od 10 do 99 km |
56 € na uczestnika |
28 € na uczestnika |
|
od 100 do 499 km: |
285 € na uczestnika |
211 € na uczestnika |
|
od 500 do 1 999 km: |
417 € na uczestnika |
309 € na uczestnika |
|
od 2 000 do 2 999 km: |
535 € na uczestnika |
395 € na uczestnika |
|
od 3 000 do 3 999 km: |
785 € na uczestnika |
580 € na uczestnika |
|
od 4 000 do 7 999 km: |
1188 € na uczestnika |
1188 € na uczestnika |
Uwaga! Kwot z kolumn „podróż standardowa” i „green travel” nie sumuje się.
Ryczałt "green travel" przysługuje beneficjentom korzystającym z ekologicznych środków transportu, do których zalicza się: pociąg, autokar oraz samochód (pod warunkiem odbywania podróży samochodem z co najmniej jednym pracownikiem UKW realizującym STA/STT w tym samym miejscu). W przypadku podróży na dystansie do 499 km beneficjenci powinni korzystać z niskoemisyjnych środków transportu.
W celu uzyskania dodatkowego dofinansowania z tytuły „green travel” należy wypełnić deklarację o planowanym przebiegu podróży ze wskazaniem środka lokomocji. Podróż musi być realizowana przynajmniej w 51% ekologicznymi środkami transportu. Dofinansowanie, o którym mowa, zostaje wypłacone wraz z pozostałymi komponentami stypendium Erasmus+ zgodnie ze złożoną deklaracją przed rozpoczęciem mobilności. Deklarowany sposób dojazdu na miejsce potwierdzany jest po powrociew następujący sposób:
- osoby podróżujące niskoemisyjnym środkiem transportu (autokar, pociąg) zobowiązane są dostarczyć do Biura Współpracy Międzynarodowej UKW skany biletów kolejowych lub autokarowych potwierdzających przejazd oraz wypełnić oświadczenie wg wzoru.
- osoby podróżujące na zasadzie wspólnej podróży samochodem osobowym z innym beneficjentem zobowiązane są do złożenia oświadczenia wg wzoru.
Jeżeli podróż nie zostanie potwierdzona w wyżej wymieniony sposób, pracownik zostanie wezwany do zwrotu dofinansowania z tytułu „green travel”.
- Uczestnicy są uprawnieni do otrzymania wsparcia indywidualnego na pokrycie kosztów utrzymania
w czasie podróży przed rozpoczęciem działania i po jego zakończeniu, (według stawek ryczałtowych wymienionych w części dot. wsparcia indywidualnego):
- o ile podróż nie odbywa się w dni fizycznej obecności w instytucji przyjmującej dla uczestników otrzymujących ryczałt na podróż standardową to maksymalnie wsparcie indywidualne na 2 dni podróży,
- dla uczestników otrzymujących ryczałt „green travel” to maksymalnie wsparcie indywidualne na 6 dni podróży.
Stypendium zwolnione jest z opodatkowania zgodnie z rozporządzeniem Ministra
Finansów z dnia 15 marca 2022 r. w sprawie zaniechania poboru podatku dochodowego od osób fizycznych od dochodów (przychodów) z tytułu stypendiów otrzymywanych z programu „Erasmus+” oraz wsparcia finansowego otrzymanego z programu „Europejski Korpus Solidarności” (Dziennik Ustaw z dnia 18 marca 2022 r. poz. 635).
V. Procedura rekrutacji
- Zasady rekrutacji i terminy rozpatrywania wniosków podawane są do publicznej wiadomości. Decyzja Komisji ogłaszana jest po otrzymaniu informacji o otrzymanych środkach na kolejny rok akademicki.
- RODO
Każda osoba aplikująca do Programu Erasmus+ na UKW niniejszym wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych zawartych w formularzu i innych dokumentach dla potrzeb procesu postepowania kwalifikacyjnego i realizacji mobilności zagranicznej zgodnie z art. 6 ust.1 lit. a rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27.04.2016 r.
3. Wymagane dokumenty:
- formularz zgłoszeniowy dostępny na stronie www.erasmus.ukw.edu.pl w zakładce: Pracownicy. Należy go wypełnić, wysłać online wraz z załączonym i podpisanym przez osobę aplikującą, przełożonego (Dziekana) i stronę przyjmującą Mobility Agreement. Wszystkie podpisy powinny być czytelne. W przypadku nieczytelnego podpisu wymagana jest imienna pieczątka osoby podpisującej dokument i/lub pieczęć uczelni.
Wykaz uczelni partnerskich z krajów programu dostępny jest pod adresem: www.erasmus.ukw.edu.pl w zakładce Współpraca > Uczelnie partnerskie. Wydrukowany
i podpisany formularz wraz z podpisanym przez: osobę aplikującą, bezpośredniego przełożonego
i stronę przyjmującą Mobility Agreement należy dostarczyć do Biura Współpracy Międzynarodowej UKW przed upływem terminu przyjmowania wniosków.
Niekompletne wnioski (brak podpisów, brak załączników) nie będą brane pod uwagę w postępowaniu kwalifikacyjnym.
4. Podstawą kwalifikacji pracownika na wyjazd w programie Erasmus+ jest ocena Mobility Agreement.
W przypadku STA lub STT/STA (wyjazdy pracowników UKW) ocenie podlegają:
- cele mobilności (należy wskazać cel główny: prowadzenie zajęć, udział w szkoleniu czy prowadzenie zajęć połączone z udziałem w szkoleniu – 1 pkt oraz przynajmniej trzy cele dodatkowe - 1 pkt;
2 pkt. - szczegółowy program zajęć (plan zajęć – 1 pkt, tematyka zajęć – 1 pkt, forma zajęć – 1 pkt);
3 pkt. - szczegółowy program szkolenia rozpisany na każdy dzień, z którego wynika, że celem udziału
w szkoleniu jest podniesienie konkretnie zdefiniowanych kompetencji zawodowych pracownika; maks. 1 pkt. - wartość dodana mobilności (w kontekście modernizacji - 1 pkt i umiędzynarodowienia obu instytucji – 1 pkt); maks. 2 pkt;
- oczekiwane korzyści w odniesieniu do: rozwoju zawodowego beneficjenta – 1 pkt; oczekiwane korzyści w odniesieniu do obu instytucji – 1 pkt; oczekiwane korzyści w odniesieniu do kompetencji studentów i pracowników obu instytucji 1 pkt; 3 pkt.
- przedmiot w ofercie przedmiotów anglojęzycznych dla studentów programu Erasmus+; maks. 1 pkt.
- organizacja lub udział w inicjatywach programu Erasmus+ (BIP, partnerstwa strategiczne); maks. 1 pkt.
RAZEM MAKSYMALNIE: 13 PUNKTÓW.
W przypadku STA (przyjazdy pracowników zagranicznych przedsiębiorstw) ocenie podlegają:
- cele mobilności należy wskazać cel główny: prowadzenie zajęć - 1 pkt oraz przynajmniej trzy cele dodatkowe - 1 pkt; maks. 2 pkt.
- szczegółowy program zajęć (plan zajęć – 1 pkt, tematyka zajęć – 1 pkt, forma zajęć – 1 pkt);
3 pkt. - wartość dodana mobilności (w kontekście modernizacji - 1 pkt i umiędzynarodowienia obu instytucji – 1 pkt); maks. 2 pkt.
- oczekiwane korzyści w odniesieniu do: rozwoju zawodowego beneficjenta – 1 pkt; oczekiwane korzyści w odniesieniu do obu instytucji – 1 pkt; oczekiwane korzyści w odniesieniu do kompetencji studentów i pracowników obu instytucji 1 pkt; maks. 3 pkt.
RAZEM MAKSYMALNIE: 10 PUNKTÓW
W przypadku STT (wyjazdy pracowników UKW) ocenie podlegają:
- cele mobilności (należy wskazać cel główny: udział w szkoleniu – 1 pkt oraz przynajmniej trzy cele dodatkowe - 1 pkt; maks. 2 pkt.
- szczegółowy program szkolenia rozpisany na każdy dzień, z którego wynika, że celem udziału w szkoleniu jest podniesienie konkretnie zdefiniowanych kompetencji zawodowych pracownika (plan szkolenia– 1 pkt, tematyka szkolenia – 1 pkt, forma zajęć – 1 pkt); maks. 3 pkt.
- wartość dodana mobilności (w kontekście modernizacji - 1 pkt i umiędzynarodowienia obu instytucji – 1 pkt); maks. 2 pkt.
oczekiwane korzyści w odniesieniu do: rozwoju zawodowego beneficjenta – 1 pkt; oczekiwane korzyści w odniesieniu do obu instytucji – 1pkt; 2 pkt.
RAZEM MAKSYMALNIE: 9 PUNKTÓW
5. Uwagi dodatkowe:
- Należy udzielić szczegółowych i precyzyjnych odpowiedzi na wszystkie pytania zawarte w Mobility Agreement. Wszelkie korzyści lub rezultaty należy zawsze odnosić do obu instytucji oraz do studentów i pracowników obu instytucji.
- W sytuacjach spornych, w przypadku identycznej liczby punktów, pierwszeństwo przy kwalifikacji na wyjazd będzie miała osoba, które nie była beneficjentem programu Erasmus+ KA131 w ciągu dwóch ostatnich lat akademickich.
- Złożenie wniosku traktowane jest jako deklaracja znajomości języka angielskiego lub innego języka obcego w stopniu umożliwiającym efektywne zrealizowanie zaplanowanej mobilności (wymagane minimum - B2). Biuro Współpracy Międzynarodowej UKW zastrzega sobie prawo weryfikacji znajomości obcego.
- Obowiązuje karencja jednego roku akademickiego pomiędzy wyjazdami do tej samej instytucji.
- Do tej samej uczelni partnerskiej w tym samym czasie z tej samej jednostki lub komórki organizacyjnej mogą wyjechać maksymalnie 2 osoby.
- W danej rekrutacji każdy kandydat ma prawo złożenia maksymalnie jednego wniosku.
VI. Terminy
- Terminy przyjmowania zgłoszeń. Dokumenty na wyjazdy dydaktyczne/szkoleniowe/dydaktyczno-szkoleniowe realizowane w roku akademickim 2024/25 przyjmowane są w Biurze Współpracy Międzynarodowej UKW (BWM) od 26 maja 2025 r. do 26 czerwca 2025 r. Komisja zastrzega sobie prawo do przedłużenia okresu przyjmowania zgłoszeń. W przypadku niewyczerpania limitu środków zostanie ogłoszona rekrutacja uzupełniająca, a wnioski podlegać będą ocenie jw. w terminach ustalonych przez Komisję.
- Termin i sposób ogłoszenia decyzji. W terminie do 30 dni roboczych od zamknięcia postępowania rekrutacyjnego Komisja sporządza protokół z postępowania kwalifikacyjnego wraz z listą kandydatów zakwalifikowanych do wyjazdu i listą rezerwową. Każdy kandydat otrzymuje drogą mailową decyzję komisji rekrutacyjnej zawierającą rozstrzygnięcie wniosku wraz z uzasadnieniem decyzji (przyznaną liczbę punktów w każdej kategorii, miejsce na liście rankingowej, informację o terminie i sposobie odwołania).
- Procedura odwoławcza. Pracownikowi przysługuje odwołanie w formie pisemnej od decyzji Komisji w ciągu 7 dni od otrzymania zawiadomienia zawierającego decyzję. Organem odwoławczym jest JM Rektor. Decyzja Rektora jest ostateczna.
VII. Procedura wyjazdowa
- Dwa tygodnie przed planowanym wyjazdem zakwalifikowany pracownik UKW zobowiązany jest dostarczyć do Biura Współpracy Międzynarodowej:
- wniosek o skierowanie na wyjazd zagraniczny podpisany przez kierownika właściwej jednostki,
- deklaracja „green travel” wg wzoru (o ile dotyczy),
- kopię polisy ubezpieczeniowej (minimalne wymagania to koszty leczenia, OC, NNW),
- Wszelkie kwestie związane z planowaniem i organizacją podróży, np. ustalenie planu zajęć w uczelni przyjmującej, zakup biletu, rezerwacje hotelowe, leżą w gestii samego Beneficjenta.
- Wypłata stypendium następuje po podpisaniu przez obie strony umowy finansowej przelewem na konto EUR – preferowana forma przekazania stypendium lub ewentualnie w formie gotówkowej we wskazanej przez Uczelnię placówce banku Santander.
- Pracownik zagranicznego przedsiębiorstwa otrzymuje stypendium po przyjeździe na UKW.
- Zaleca się, aby Beneficjent zarejestrował się w serwisie Odyseusz prowadzonym przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych.
- W ciągu 7 dni roboczych po powrocie beneficjent ma obowiązek osobiście dostarczyć do Biura Współpracy Międzynarodowej UKW:
- potwierdzenie wystawione przez instytucję przyjmującą ostatniego dnia pobytu zawierające: w przypadku STA - dokładne daty pobytu oraz liczbę zrealizowanych godzin dydaktycznych, w przypadku STA/STT - dokładne daty pobytu, liczbę zrealizowanych godzin dydaktycznych oraz informację o zrealizowanym programie szkolenia,
w przypadku ST – dokładne daty pobytu oraz informację o zrealizowanym programie szkolenia - oświadczenie „green travel” wg wzoru (o ile dotyczy),
- bilety kolejowe/autokarowe/karty pokładowe,
- relacja (10 zdań) z wyjazdu plus 2-3 zdjęcia.
- Ponadto beneficjent zobowiązany jest do wypełnienia w Biurze Współpracy Międzynarodowej (BWM) rozliczenia finansowego oraz do wypełnienia raportu online w terminie 30 dni od dnia otrzymania powiadomienia e-mailowego o udostępnieniu raportu w systemie.
- Pełne rozliczenie przyznanego stypendium warunkowane jest złożeniem w terminie wymaganych dokumentów oraz wypełnieniem raportu online.
