Zasady realizacji wyjazdów pracowników UKW w ramach programu Erasmus+

Akcja: KA131 (kraje programu) | Rok akademicki 2026/2027

Organem kwalifikującym do programu jest Komisja Kwalifikacyjna, powoływana przez Prorektora ds. Spraw Studenckich i Jakości Kształcenia. W skład Komisji wchodzą: Prorektor ds. Spraw Studenckich i Jakości Kształcenia, Uczelniany Koordynator Programu Erasmus+ oraz pracownik Biura Współpracy Międzynarodowej.

I. Cel mobilności

  • STA: Wyjazdy nauczycieli akademickich UKW do partnerskich uczelni w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych (m.in. w ramach Mieszanych Kursów Intensywnych – BIP).
  • STA/STT: Wyjazdy łączone – prowadzenie zajęć (min. 4 godziny) oraz udział w szkoleniu podnoszącym kompetencje dydaktyczne – liczba godzin powinna być adekwatna do długości pobytu (np. kursy metodyczne, obserwacja pracy).
  • STA-przyjazdy: Przyjazdy pracowników z zagranicznych przedsiębiorstw w celu prowadzenia zajęć na UKW.
  • STT: Wyjazdy szkoleniowe pracowników UKW (administracyjnych, technicznych, dydaktycznych) do uczelni (niekoniecznie partnerskich) lub instytucji nieakademickich. Celem jest doskonalenie umiejętności i wymiana doświadczeń.

Wymagany program szkolenia na każdy dzień.

Wyjazd nie może być przeznaczony na konferencję lub badania naukowe.

Uwaga! Należy samodzielnie skontaktować się z instytucją zagraniczną w celu ustalenia szczegółów mobilności.

  II. Osoby uprawnione

  • Mobilność dydaktyczna (STA): Nauczyciel akademicki zatrudniony w UKW na umowę o pracę lub pracownik zagranicznego przedsiębiorstwa.
  • Mobilność szkoleniowa (STT): Pracownik administracyjny, techniczny lub nauczyciel akademicki zatrudniony w UKW na umowę o pracę.

Wykluczenia: O stypendium nie mogą ubiegać się osoby przebywające na urlopach: wypoczynkowym, macierzyńskim, rodzicielskim, wychowawczym, chorobowym, dla poratowania zdrowia, bezpłatnym czy naukowym.

Rezerwacja miejsc: 2 miejsca STA są zarezerwowane dla partnerów projektów BIP (tryb ciągły).

III. Czas trwania wyjazdu

  • Okres finansowania: Od 1 dnia (przyjazdy z firm) lub 2 dni (pracownicy UKW) do 5 dni roboczych. Minimalna liczba dni musi następować kolejno po sobie.
  • Ramy czasowe: Pobyt musi się odbyć w okresie od 01.09.2026 r. do 30.09.2027 r.
  • Liczba godzin: STA: Minimum 8 godzin dydaktycznych (na max. 5 dni). STA/STT: Minimum 4 godziny dydaktyczne + godziny szkoleniowe (liczba adekwatna do długości pobytu).

 IV. Zasady finansowania

Stypendium obejmuje wsparcie indywidualne oraz ryczałt na koszty podróży. Jest ono zwolnione z opodatkowania (rozp. MF z dnia 15 marca 2022 r.).

1.Wsparcie indywidualne (stawka dzienna)

Grupa 1- Austria, Belgia, Dania, Finlandia, Francja, Irlandia, Islandia, Liechtenstein, Luksemburg, Niderlandy, Niemcy, Norwegia, Szwecja, Włochy - 190 EUR

Grupa 2- Cypr, Czechy, Estonia, Grecja, Hiszpania, Łotwa, Malta, Portugalia, Słowacja, Słowenia - 170 EUR

Grupa 3- Bułgaria, Chorwacja, Litwa, Macedonia Północna, Polska, Rumunia, Serbia, Turcja, Węgry - 148 EUR

2. Ryczałt na koszty podróży

Kwota zależna od odległości od siedziby pracodawcy do siedziby instytucji przyjmującej (liczonej w jedną stronę za pomocą kalkulatora KE).

Odległość           Ryczałt standardowy     Ryczałt „Green Travel”

10 – 99 km         28 €        56 €

100 – 499 km    211 €     285 €

500 – 1 999 km 309 €     417 €

2 000 – 2 999 km             395 €     535 €

3. Zasady podróży "Green Travel"

Ryczałt „Green Travel” przysługuje beneficjentom korzystającym z ekologicznych środków transportu, do których zalicza się:

  • Pociąg,
  • Autokar,
  • Samochód (pod warunkiem wspólnej podróży z co najmniej jednym pracownikiem UKW realizującym mobilność STA/STT w tym samym miejscu).

Ważne: W przypadku podróży na dystansie do 499 km zaleca się korzystanie z niskoemisyjnych środków transportu.

Warunki uzyskania dofinansowania:

  • Deklaracja podróży: Przed wyjazdem należy wypełnić deklarację o planowanym przebiegu podróży.
  • Próg 51%: Podróż musi być zrealizowana w co najmniej 51% ekologicznymi środkami transportu.
  • Wypłata: Dofinansowanie wypłacane jest wraz z pozostałymi komponentami stypendium przed rozpoczęciem mobilności.
  • Potwierdzenie po powrocie:
    Autokar/Pociąg: Należy dostarczyć skany biletów oraz oświadczenie według wzoru.
    Wspólna podróż samochodem: Należy złożyć oświadczenie według wzoru.

Brak potwierdzenia podróży w powyższy sposób skutkuje obowiązkiem zwrotu dofinansowania z tytułu „Green Travel”.

4. Dni podróży

Można otrzymać wsparcie indywidualne na dni podróży (jeśli nie pokrywają się z dniami pobytu):

  • Podróż standardowa: max. 2 dni.
  • Green Travel: max. 6 dni.

    V. Procedura rekrutacji

1. Transparentność: Terminy i zasady są publiczne. Decyzje zapadają po otrzymaniu środków przez Uczelnię.

2. RODO: Aplikowanie oznacza zgodę na przetwarzanie danych osobowych dla potrzeb rekrutacji i mobilności.

3. Wymagane dokumenty:

  • Formularz zgłoszeniowy online (www.erasmus.ukw.edu.pl).
  • Mobility Agreement (podpisany przez pracownika, przełożonego/Dziekana i stronę przyjmującą).
  • Dokumenty papierowe należy dostarczyć do BWM przed upływem terminu przyjmowania wniosków.
    Wnioski niekompletne (brak podpisów, załączników) nie będą rozpatrywane.

Uwagi dodatkowe:

  • Jakość wniosku (Mobility Agreement): Odpowiedzi na pytania zawarte w formularzu muszą być szczegółowe i precyzyjne. Aby uzyskać maksymalną liczbę punktów, należy – wszędzie tam, gdzie jest to wymagane – wskazać konkretne korzyści oraz rezultaty wyjazdu zarówno dla obu instytucji, jak i dla ich studentów oraz pracowników.
  • Znajomość języka obcego: Złożenie wniosku jest równoznaczne z deklaracją znajomości języka obcego na poziomie umożliwiającym efektywną realizację mobilności (wymagane minimum - B2).
  • Kryteria pierwszeństwa: W sytuacjach spornych (przy identycznej liczbie punktów), pierwszeństwo otrzymują osoby, które nie korzystały z programu Erasmus+ KA131 w ciągu ostatnich dwóch lat akademickich.
  • Ograniczenia dotyczące wyjazdów:
    Karencja: Obowiązuje roczna przerwa pomiędzy wyjazdami do tej samej instytucji partnerskiej.
    Limit osób: Do tej samej uczelni w tym samym terminie mogą wyjechać maksymalnie 2 osoby z tej samej jednostki lub komórki organizacyjnej.
    Liczba wniosków: Każdy kandydat może złożyć tylko jeden wniosek. 

    VI. Terminy

1. Zgłoszenia: Od 11 maja do 22 czerwca 2026 r. w Biurze Współpracy Międzynarodowej. Komisja zastrzega sobie prawo do przedłużenia okresu przyjmowania zgłoszeń. W przypadku niewyczerpania limitu środków zostanie ogłoszona rekrutacja uzupełniająca, a wnioski podlegać będą ocenie jw. w terminach ustalonych przez Komisję.

2. Ogłoszenie decyzji: Do 30 dni roboczych od zamknięcia rekrutacji (e-mail z punktacją).

3. Odwołania: Pisemnie do JM Rektora w ciągu 7 dni od decyzji.

     VII. Procedura wyjazdowa

1. 3 tygodnie przed wyjazdem dostarczyć do BWM:

  • Wniosek o skierowanie za granicę (podpisany przez kierownika) – www.erasmus.ukw.edu.pl,
  • Deklarację podróży,
  • Kopię ubezpieczenia (KL, OC, NNW).

Organizacją podróży i noclegu Beneficjent zajmuje się samodzielnie.

2. Wypłata: Po podpisaniu umowy finansowej (przelew EUR lub gotówka w banku Santander).

3. Po powrocie (do 7 dni roboczych):

  • Potwierdzenie pobytu z datami i liczbą godzin wystawione ostatniego dnia pobytu,
  • Bilety/karty pokładowe, oświadczenia o podróży samochodem jednego ze współpasażerów (carpooling).
  • Relacja (min. 10 zdań) i 2-3 zdjęcia.

4. Raport online: Należy wypełnić w ciągu 30 dni od otrzymania linku.

Pełne rozliczenie stypendium jest warunkowane terminowym złożeniem dokumentów i raportu.